Η ενημέρωση για έναν φορολογικό έλεγχο προκαλεί σχεδόν πάντα ανησυχία, ακόμη και σε επιχειρήσεις που λειτουργούν απολύτως σωστά. Στην πραγματικότητα, ο έλεγχος είναι μια τυπική διαδικασία επαλήθευσης και η έκβασή του εξαρτάται κυρίως από την οργάνωση των αρχείων.
Παρακάτω περιγράφουμε τι ελέγχεται συνήθως, πώς προετοιμάζεστε και πώς διαχειρίζεστε σωστά τη διαδικασία.
Είδη ελέγχου
Προληπτικός έλεγχος
Διενεργείται επιτόπου και αφορά την ορθή έκδοση παραστατικών, τη λειτουργία ταμειακών συστημάτων και την τήρηση των διαδικασιών τη στιγμή της συναλλαγής.
Μερικός έλεγχος
Εστιάζει σε συγκεκριμένα θέματα ή περιόδους, για παράδειγμα σε δηλώσεις ΦΠΑ ή σε αίτημα επιστροφής φόρου.
Πλήρης έλεγχος
Καλύπτει όλες τις φορολογικές υποχρεώσεις για τις ελεγχόμενες χρήσεις και απαιτεί πλήρη διάθεση βιβλίων και στοιχείων.
Τι εξετάζεται στην πράξη
- Συμφωνία εσόδων με τα εκδοθέντα παραστατικά και τα διαβιβασθέντα δεδομένα.
- Τεκμηρίωση δαπανών, ύπαρξη νόμιμων παραστατικών και τρόπος εξόφλησης.
- Συμφωνία τραπεζικών κινήσεων με τα λογιστικά υπόλοιπα.
- Απογραφή και αποτίμηση αποθεμάτων, όπου υπάρχουν.
- Μισθοδοσία, ασφαλιστικές εισφορές και παρακρατούμενοι φόροι.
- Ενδοομιλικές ή συνδεδεμένες συναλλαγές και η τιμολόγησή τους.
Η προετοιμασία βήμα προς βήμα
Η προετοιμασία δεν ξεκινά όταν έρθει η ειδοποίηση· ξεκινά από τον τρόπο που λειτουργείτε καθημερινά. Υπάρχουν όμως συγκεκριμένες ενέργειες που κάνουν τη διαφορά όταν ο έλεγχος ανακοινωθεί.
- Συγκεντρώστε βιβλία, παραστατικά και δηλώσεις των ελεγχόμενων περιόδων σε ενιαίο, ταξινομημένο αρχείο.
- Συμφωνήστε τραπεζικούς λογαριασμούς με τα λογιστικά υπόλοιπα και εξηγήστε τυχόν διαφορές.
- Ελέγξτε ότι κάθε σημαντική δαπάνη έχει παραστατικό και αποδεικτικό πληρωμής.
- Ετοιμάστε σύντομη τεκμηρίωση για ασυνήθιστες συναλλαγές ή μεγάλες διακυμάνσεις.
- Ορίστε ένα μόνο πρόσωπο επικοινωνίας με τον ελεγκτή, μαζί με τον λογιστή σας.
Κατά τη διάρκεια του ελέγχου
Απαντήστε σε ό,τι ερωτηθεί με ακρίβεια και μόνο σε αυτό. Οι εκτενείς, αυτοσχέδιες εξηγήσεις ανοίγουν συχνά νέα μέτωπα χωρίς λόγο. Κάθε έγγραφο που παραδίδετε καλό είναι να καταγράφεται σε κατάσταση παράδοσης.
Τηρήστε αυστηρά τις προθεσμίες που τίθενται για την προσκόμιση στοιχείων. Αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο, ζητήστε τον εγγράφως και εγκαίρως, αντί να αφήσετε την προθεσμία να παρέλθει.
Τα δικαιώματά σας
Έχετε δικαίωμα να γνωρίζετε το αντικείμενο και την έκταση του ελέγχου, να εκπροσωπείστε από λογιστή ή νομικό σύμβουλο και να λάβετε αντίγραφα των σχετικών εγγράφων.
Πριν οριστικοποιηθεί οποιοδήποτε αποτέλεσμα, σας κοινοποιείται σημείωμα διαπιστώσεων και σας δίνεται προθεσμία να υποβάλετε απόψεις. Το στάδιο αυτό είναι κρίσιμο: πολλές διαφορές επιλύονται εκεί, πριν φτάσουν σε πράξη καταλογισμού ή σε προσφυγή.
Η καλύτερη προετοιμασία είναι η πρόληψη
- Μηνιαία ενημέρωση βιβλίων αντί για συγκέντρωση παραστατικών στο τέλος του έτους.
- Χωριστός επαγγελματικός τραπεζικός λογαριασμός και ηλεκτρονικές πληρωμές.
- Ψηφιακό αντίγραφο ασφαλείας όλων των παραστατικών.
- Τακτική εσωτερική επισκόπηση με τον λογιστή σας, τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο.
Συμπέρασμα
Ένας φορολογικός έλεγχος δεν είναι απειλή για μια οργανωμένη επιχείρηση. Είναι μια διαδικασία που, με τακτοποιημένα αρχεία και ψύχραιμη επικοινωνία, ολοκληρώνεται ομαλά.
Στεκόμαστε δίπλα σε επιχειρήσεις και ιδιώτες του Αλιβερίου σε κάθε στάδιο ενός ελέγχου, από την προετοιμασία μέχρι την υποβολή απόψεων.