Η τήρηση λογιστικών βιβλίων δεν είναι γραφειοκρατική αγγαρεία: είναι ο τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση γνωρίζει αν κερδίζει ή χάνει χρήματα και, ταυτόχρονα, ο τρόπος με τον οποίο αποδεικνύει τα οικονομικά της αποτελέσματα στη φορολογική διοίκηση.
Παρακάτω εξηγούμε, με διαχρονικούς όρους, τι σημαίνει σωστή τήρηση βιβλίων, ποια παραστατικά μετράνε και ποιες υποχρεώσεις επαναλαμβάνονται σταθερά μέσα στον χρόνο.
Κατηγορίες βιβλίων
Η ένταξη σε κατηγορία δεν είναι θέμα προτίμησης αλλά κριτηρίων. Μια επιχείρηση μπορεί να μεταβεί από τα απλογραφικά στα διπλογραφικά όταν μεγαλώσει, και η μετάβαση απαιτεί προετοιμασία: απογραφή, σωστή αποτίμηση και οργάνωση λογιστικού σχεδίου.
Απλογραφικά βιβλία
Καταγράφουν έσοδα και έξοδα και χρησιμοποιούνται κυρίως από ατομικές επιχειρήσεις, ελεύθερους επαγγελματίες και προσωπικές εταιρείες μικρού μεγέθους. Το αποτέλεσμα προκύπτει ως διαφορά εσόδων και εκπιπτόμενων δαπανών.
Διπλογραφικά βιβλία
Παρακολουθούν κάθε συναλλαγή σε χρέωση και πίστωση λογαριασμών και οδηγούν σε πλήρεις χρηματοοικονομικές καταστάσεις: ισολογισμό, κατάσταση αποτελεσμάτων και προσάρτημα. Τηρούνται υποχρεωτικά από κεφαλαιουχικές εταιρείες και από επιχειρήσεις που υπερβαίνουν ορισμένα όρια μεγέθους.
Παραστατικά: η πρώτη ύλη της λογιστικής
Κάθε εγγραφή στηρίζεται σε παραστατικό. Ένα παραστατικό θεωρείται έγκυρο όταν περιλαμβάνει πλήρη στοιχεία εκδότη και λήπτη, σαφή περιγραφή της συναλλαγής, ποσότητες, αξίες, ΦΠΑ και ημερομηνία.
- Τιμολόγια πώλησης αγαθών και παροχής υπηρεσιών.
- Αποδείξεις λιανικής για συναλλαγές με ιδιώτες.
- Δελτία αποστολής και λοιπά παραστατικά διακίνησης.
- Παραστατικά δαπανών από προμηθευτές, λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, μισθώματα.
- Τραπεζικά αποδεικτικά και αποδείξεις πληρωμής εισφορών και φόρων.
Πότε εκπίπτει μια δαπάνη
Για να μειώσει μια δαπάνη το φορολογητέο αποτέλεσμα, πρέπει να πληροί σωρευτικά τρεις διαχρονικές προϋποθέσεις: να έγινε προς το συμφέρον της επιχείρησης και στο πλαίσιο της δραστηριότητάς της, να αντιστοιχεί σε πραγματική συναλλαγή με εύλογη αξία και να αποδεικνύεται με νόμιμο παραστατικό καταχωρημένο στα βιβλία.
Πέρα από αυτά, για συναλλαγές άνω ορισμένης αξίας απαιτείται εξόφληση με τραπεζικό μέσο πληρωμής. Η εξόφληση με μετρητά σε μεγάλα ποσά είναι από τις πιο συχνές αιτίες απόρριψης δαπανών σε έλεγχο.
Οι επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις
Μηνιαίες και περιοδικές
- Διαβίβαση παραστατικών στην ψηφιακή πλατφόρμα της φορολογικής διοίκησης.
- Δηλώσεις παρακρατούμενων φόρων και απόδοσή τους.
- Υποβολή αναλυτικών καταστάσεων μισθοδοσίας και πληρωμή εισφορών, όταν υπάρχει προσωπικό.
- Περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ, στο διάστημα που αντιστοιχεί στην κατηγορία βιβλίων.
Ετήσιες
- Απογραφή αποθεμάτων, όπου προβλέπεται.
- Κλείσιμο βιβλίων και σύνταξη χρηματοοικονομικών καταστάσεων.
- Δήλωση φορολογίας εισοδήματος και συγκεντρωτικές καταστάσεις συναλλαγών.
- Δημοσίευση καταστάσεων και εταιρικές εγκρίσεις για τα νομικά πρόσωπα.
Αρχειοθέτηση και διαφύλαξη
Τα βιβλία και τα παραστατικά φυλάσσονται για όσο διάστημα η φορολογική διοίκηση διατηρεί δικαίωμα ελέγχου, και μάλιστα σε μορφή που επιτρέπει άμεση ανάκτηση. Η ψηφιακή αρχειοθέτηση είναι αποδεκτή, εφόσον διασφαλίζονται η αυθεντικότητα και η αναγνωσιμότητα των αρχείων.
Πρακτικά, προτείνουμε μηνιαίους φακέλους με διακριτούς υποφακέλους εσόδων, εξόδων και τραπεζών, καθώς και αντίγραφο ασφαλείας σε δεύτερο μέσο. Μια τακτοποιημένη αρχειοθέτηση μειώνει το κόστος της λογιστικής υποστήριξης και επιταχύνει κάθε έλεγχο.
Συμπέρασμα
Σωστή τήρηση βιβλίων σημαίνει έγκαιρη καταχώριση, πλήρη παραστατικά και συνέπεια στις προθεσμίες. Όταν αυτά τα τρία λειτουργούν, η επιχείρηση αποκτά αξιόπιστη εικόνα των οικονομικών της και αντιμετωπίζει κάθε έλεγχο χωρίς αγωνία.
Το γραφείο μας αναλαμβάνει την τήρηση απλογραφικών και διπλογραφικών βιβλίων, την οργάνωση του αρχείου σας και την παρακολούθηση όλων των προθεσμιών.